Досвідчені марафонці часто зазначають, що найважче у цій дистанції довжиною в 42 кілометри не подолання її, а сам процес тривалої підготовки до неї. Не дивно, що процес організації марафону має багато спільного з цим твердженням. І хоча організаційний директор Run Ukraine Іван Третьяков коротко пояснює свою роботу лише двома словами «день старту» – насправді, за ними ховається кропітка і тривала підготовка до події, точно не менш напружена ніж у самих бігунів.
Буквально напередодні ювілейного 10-го Wizz Air Kyiv City Marathon ми поспілкувалися з Іваном про те, як працює цей непростий марафонський механізм зсередини та хто стоїть за його створенням.
Все, що відбувається безпосередньо у день заходу – це моя зона відповідальності. Чим я не займаюся – це продажі, реєстрація, комунікація з учасниками і продаж спонсорства. Решта, від чого залежить день заходу, і що відбувається у цей день, – це моя зона відповідальності. Тим не менш, глобально я занурений в більшість процесів, тому що зобов’язання, які ми беремо в рамках продажів реєстрацій і спонсорських проявів я повинен втілювати в життя. І певні рекламні прояви можуть впливати на організаційний процес дня заходу. Тому на етапі планування моє включення є максимальним, всі нововведення та ідеї обов’язково погоджуються з оргвідділом, аби зрозуміти, як це можна втілити і чи не порушує це чиїхось прав, наприклад, обмежує прохід, чи важко підключити електроенергію, або ж коли гелі стоять після води, а треба щоб були до.
Чи є напрями в роботі Run Ukraine, з якими ти взагалі не перетинаєшся?
Складне питання. Наприклад, я дуже мало включаюся в Експо, хоча я беру участь у розробці зони видачі пакетів, за якими критеріями вона повинна бути організована. Тому в Експо я занурений найменше. Лише на етапі затвердження плану продажів та обов’язково на етапі затвердження вікон видачі стартових пакетів.
Скільки ти вже працюєш в компанії?
У 2014 році я прийшов якраз на проект Експо до півмарафону. І до речі, документація, договори, якими ми користуємося сьогодні – це те ноу-хау, яким я володів, створюючи до того автомобільні виставки. Мене не взяли на позицію маркетинг-директора, але Діма Черніцький згодом запросив взяти участь у проекті фрілансером по продажу і організації Експо. На той момент у компанії не було позиції оргдиректора, Діма тоді поєднував багато позицій в собі, це і було причиною практично повної відсутності планування і відповідно часових можливостей.
“Тоді взагалі в компанії було дуже мало людей і практично кожен працював за трьох”.
Юля Дарміц була і офіс-менеджер, і менеджер по роботі з учасниками, і працювала на видачі. Аня Хохолкіна закривала і продакшн, і івент-менеджмент, крім того ведучі, оренда обладнання – все було на ній. Віка Веремієнко – частково піар, частково маркетинг. Женя Черняк займався і СММ, і чіповою системою, розробкою бази реєстрації. Тому кожен заміщував величезну кількість задач. Ту функцію, яку я зараз виконую, Діма частково виконував сам.
Мій повноцінний вхід в компанію був фактично після Експо: ми підбили підсумки і на рівні партнерів домовилися про правила подальшої спільної роботи, ми обговорили що хочу я, що хоче компанія і забіг Святого Миколая у 2014 році я офіційно проводив у ролі керівника проекту. Але глобально я дивився на те, що робить Діма, тому що технологія проведення спортивного бігового івенту з перекриттям була для мене незнайомою.
І після того ти взявся за вибудовування структури, яка є зараз?
Побачивши детальніше технологію заходу вже на Київському півмарафоні у 2015 році, я намагався щось змінювати по ходу і потім вже почав вибудовувати її безпосередньо під себе. Найголовніша проблема, яку ми почали вирішувати тоді – це планування, нормальне фінансове планування: рівня витрат, типів витрат, зон відповідальності. Тому що ми після півмарафону 2014 року ми підбили підсумки з точки зору того, скільки ми заробили, але скільки ми витратили і чи планували ми стільки витратити – ніхто не знав, ніхто не міг сказати: добре чи погано пройшов захід. Він пройшов. А ефективність не можна виміряти без плану. У тебе є просто якийсь залишок грошей. Вистачить їх чи не вистачить, які плани фінансові до кінця року – цих параметрів не було. Це був такий собі човен, який плив сам по собі в океані складних спортивних заходів.
На даному етапі структура організаційного відділу повністю сформована чи вона далі продовжує змінюватися?
Вона завжди трансформується. Ключові позиції у нас давно зафіксовані, але окремі напрями ми розширюємо і змінюємо. Зараз у команді організаційного відділу 6 осіб. Загалом же, якщо брати цьогорічний Wizz Air Kyiv City Marathon, штатні працівники Run Ukraine складають лише 3% від усієї кількості людей, які братимуть участь у роботі в суботу та неділю. Так з 41 людей штату структура виростає 68 людей оргкомітету. Це старші по зонам: пунктів гідратації, естафетних точок, зоні видачі, зоні інформації, помічники по чіповій системі, судді.
“А загалом у організації буде задіяно 1200 волонтерів, які працюватимуть у дні старту, а також на видачі пакетів”.
Тому із маленької кількості структура розростається до таких масштабів. Для всіх них треба пропрацювати зони відповідальності та обов’язково інструкції. Зараз вже існує цілий набір документації, який виріс з хаосу, що був на початку, і це стало на сьогоднішній момент чітко розпланованою у кількості людей, штук, годин структурою.
Ця структура була створена саме під Run Ukraine чи певна концепція бралася за основу?
Готових спеціалістів в цьому немає. Однозначно не можна знайти людей, які тут скажуть “я знаю як”. І навіть досвід роботи з іноземними організаторами показує, що є дуже багато індивідуального. Так, є ключові речі, які мають бути обов’язково. Все інше залежить від того, як взаємодіє сама компанія, як вона розподіляє всередині обов’язки. Тобто є частина людей – ключових, а частина вже додається поступово по мірі розвитку компанії. Насправді, виходячи з фінансових можливостей з точки зору продажів, ми перебуваємо далеко не на тому рівні, який би ми хотіли. Дуже багато ми не можемо потягнути фінансово. Хоча нам важко жалітися порівняно з іншими організаторами, але це не той рівень, який би ми хотіли.
Твоя команда організаційного відділу – це хто на даний момент?
Андрій Геведзе – керівник волонтерів, зараз наш штатний працівник. Андрій керівник регіональних проектів: Дніпро, Львів, Одеса, Запоріжжя – це повністю його проекти: від проекту бюджету, розпорядження, день заходу, планування містечка, в тому числі блоки пов’язані з волонтерами і маршалами. В Києві він займається контролем маршруту – все що відбувається на трасі він перевіряє: розстановку маршалів, поліції, закриває форс-мажори, наприклад, як аварія минулого року на мості Патона. Перевіряє пункти гідратації – чи правильно стоять і чи у вірному напрямку – тому що різні ситуації бувають.
Коля Бондаренко у нас технічний менеджер: забудова містечка і все обладнання, інвентаризація, стан, ремонт, виготовлення, вивезення, склади – вся технічна частина повністю на ньому.
Оля Андрушкевич прийшла взагалі менеджером по роботі з учасниками. А потім для того щоб вирішити свої проблеми в комунікації з учасниками, вона почала змінювати головний інструмент – це сайти, згодом поступово підтягнула базу реєстрацій під себе, тому що у неї в зоні відповідальності було ще фасування пакетів і після цього забрала весь процес пов’язаний із систематизацією даних.
Іра Ліщинська – спортивний менеджер: еліта, пейсмейкери у її зоні відповідальності.
Аріна Савченко – менеджер по роботі з учасниками.
І Льоша Мураль – це “менеджер спецпроектів” типу Be more human, дитячий фестиваль в Київському марафоні і півмарафон. І у нас є декілька невеликих проектів, які ми робимо на замовлення.
Етапи підготовки до заходу?
Бюджети на 2020 рік ми робимо у вересні місяці. Ми дуже хочемо виправити систему продажів, бо ми запізнюємося. У великі компанії, з якими ми хочемо працювати, ми приходимо дуже пізно.
Безумовно, якщо говорити про продукти, що повторюються – півмарафони і марафон, які вже існують, перший етап – це бюджет. Потрібно мати прогноз реєстрації, щоб на цю кількість людей розпланувати всі необхідні витрати. На сьогоднішній момент у Київському марафоні ми поділили бюджет на 16 розділів. Раніше це була одна табличка, але з часом вона росла і росла, і ми поділили її на вкладення, тому що працювати з таким масивом даних було вже просто фізично неможливо.
Якщо проект створюється з нуля – то це, звичайно, маршрут. Наприклад, коли нас запросило Запоріжжя, тоді ми починали з маршруту. Ми робимо заходи з орієнтацію на цікавість учаснику. Без учасників не буде спонсорів і це не буде цікаво місту.
“Перш за все кожен момент має бути зрозумілим і відпрацьованим з точки зору сервісу, інтересу і мотивації для спортсменів”.
Прийде спортсмен – за ним прийдуть й усі інші. В таких випадках ми починаємо все з маршруту, намагаючись його зробити цікавим, в одне коло, максимум у два. На сьогодні у нас Дніпро лишилося в два кола, але з дуже невеликим перепадом висот. По решті стартів у нас одне коло і щороку відстоюємо перед усіма міськими адміністраціями збереження такої концепції. Від маршруту ми можемо далі вже все планувати бюджет, по якому працюють потім всі підрозділи. Звідси у нас з’являється величезна кількість табличок. Буває, коли говориш у нас в офісі «подивись в табличці», люди починають просто дуріти: «о, ще одна табличка».
Наприклад, у табличці по пунктам гідратації запланована кількість по кожному з них: від води, людей, столів до розхідних матеріалів: ножів, коробок, підносів, парасольок, сміттєвих баків, рекламних прапорів і всього іншого та підв’язана під формули, щоб не перераховувати щоразу. Це все дозволяє потім аккаунт-менеджерам робити свою роботу, а старшим на пунктах не загубити все, що вони повинні зробити вони.
Завдання організаційного відділу пропрацювати такі схеми для кожного напряму. Є також планування і глобальне по графіку усіх подій з ключовими позиціями: по фінішу лідерів, нагородженню, щоб одне не перекривало інше. Такий хребет важливо розкласти, а далі він йде у регламент, використовується для сценарію, для взаємодії зі спонсорами у день події. Подібні таблички є під телевізійну трансляцію, стартове містечко, охорону, графік перекриття вулиць, під набір волонтерів, фасовку пакетів, яка між іншим у випадку марафону триває 2 тижні. Також вказується тривалість роботи – від цього залежить скільки разів ми годуємо волонтерів. Якщо це регіони, то є ще таблиця – деталі виїзду оргкомітету.
Після бюджету (а він формується фактично за рік) все розповзається по різним рівням: починається робота з містом. Відпрацювавши маршрут, він обов’язково відмальовується в онлайні, створюється графік проходження маршруту, до нього робиться решта документації: розклад стартів і так далі. Після цього готуємо лист для розпорядження. Паралельно ми починаємо працювати з усіма службами, які у нас є. Пропрацьоваємо ті самі інструкції: медики, марафонське містечко, розстановка всього обладнання з підводкою електрики, детальними габаритами детальною схемою розстановки огороджень з даними скільки секцій має бути на певних ділянках маршруту. І вже до заходу ці питання реалізовуються старшими по кожному напряму.
Останній тиждень перед стартом – це період інструктажів та монтажних робіт. Якраз на цьому етапі з 32 людей штатних працівників оргкомітет виростає до 68. З’являються люди, які відповідають за окремі зони: на трасі, стартовому містечку, пунктах передачі естафети і т.д. Вони повинні вміти самостійно вирішувати питання, які неодмінно виникатимуть у день події, а не шукати мене для їх вирішення. Моє завдання – повністю себе розвантажити для вирішення форс-мажорних ситуацій і контролю процесу.
“Місто завжди живе своїм життям, і це може в будь-який момент накласти відбиток на саму подію”.
Що робить організаційний відділ після події?
Найголовніше – це аналіз і обробка зворотного зв’язку. Це те, що робити найважче і на що часто не вистачає часу. Але для нас важливо працювати з цим, адже ми робимо захід для людей і для нас головне – надавати сервіс і комфортні умови. Тому ми завжди збираємо і аналізуємо враження учасників, робимо висновки. Я обов’язково передивляюся телевізійну трансляцію всіх наших подій. А там дуже багато цікавого можна побачити.
Коли у Берліні відбувався марафон, ви займалися роботами на маршруті у Києві. Тоді у facebook ти написав, що ваше завдання зробити не гірше. А який старт є еталоном для тебе?
Тут важко сказати. На мейджорах я ще не був, але усюди на автоматі щось підглядаєш. Наприклад, йде трансляція Берлінського марафону, показують як бігуни долають пункти гідратації, а ти вже на автоматі порахував кількість туалетів. З тих, що я бігав: Прага цікава тим, що вони не бояться робити стартове містечко в кількох кварталах від зони старту. Також у них дуже круто працюють технології – коли машина перевіряє маршрут, розстановку обладнання поки бігуни на маршруті. Рим показав мобільні камери схову: в переддень старту приходиш – а у стартовому містечку нічого не стоїть, арку встановлюють лише пізно ввечері. Все інше вони завозять всередину коридора – туди заїжджають фури, які є камерами схову, далі туалети, входи в коридори. Тобто кожен з них чомусь вчить.
Що найважче в організації?
Це завжди робота з людьми та їх мотивація. Коли ти втрачаєш людей, ти не просто втрачаєш якийсь ресурс, ти втрачаєш досвід і знання і опускаєшся вниз. Команда сильна на тому рівні, на якому перебуває найслабший її учасник. Щойно до тебе приходить нова людина – вся команда опускається на її рівень. Новачок не знає, як передається інформація, він може зробити невимушені помилки, просто тому що він про це не знав. Тому вихід людей з команди – це дуже велика проблема. І відповідно, створення інструментів мотивації людей: як штатних спеціалістів, так і оргкомітету – це мабуть одна з найважчих робіт. Зрозуміло, що є труднощі з розпорядженнями та іншими питаннями. Але скоріш за все – це робота. Ти до цього готовий. Ти знаєш, що вона буде складною. Тому головне завдання – мотивація людей, далі вони підкажуть де треба змінити їх роботу, якщо вони по-справжньому «горять» ідеєю.
“Компанія створена не зі стін, а з людей”.
Якщо ти створив умови для команди, якщо їм подобається, вони кайфують, їм хочеться змінювати свою роботу – змінюватиметься і весь проект в найкращу сторону.
Найбільший виклик перед командою за весь час?
Мабуть, це перший раз марафон в одне коло. Домогтися у міста перекрити 42 кілометри в одне коло це бій. І його треба виграти по усім фронтам і пояснити чому тут буде так, а не інакше. Його виграти можна, але важливо не втратити власну мотивацію в цьому процесі, тому що ти часто б’єшся у закриті двері. Але якщо тобі подобається те, що ти робиш, воно вдасться.
Твоя мрія як організаційного директора?
Вона лишається незмінною: пробігти власний захід у день його проведення, щоб уся система працювала таким чином, щоб й міг вийти на старт і просто побігти.